Software de compras · Margen y presupuesto bajo control

Name: Orizen Gestión de compras
Availability: InStock

I Para quién

Un módulo de compras para empresas que quieren recuperar su margen, no para compradores de grandes cuentas.

Digitalizar las compras es el punto ciego de la pyme: todo el mundo empieza por las ventas. Y sin embargo es la partida que más pesa en el margen. Cuatro perfiles se repiten.

Distribuidor

Gestiona decenas de proveedores con condiciones tarifarias variables. Hoy eso significa una hoja de cálculo por proveedor, pedidos por correo y poca visibilidad.

Un catálogo central de proveedores, pedidos trazados y comparativas de precio por referencia. La negociación se apoya en datos, no en recuerdos.

Comercio electrónico con proveedores

Las reposiciones se hacen a última hora, las facturas de proveedor llegan sin orden y las diferencias entre lo pedido y lo recibido pasan desapercibidas.

Pedidos estructurados, seguimiento de recepciones y conciliación automática entre factura y pedido. Se acabó aceptar sobrefacturación por defecto.

Industrial o constructora

Compra materias primas y subcontratación. Las compras superan a menudo el 50 % de la facturación e impactan directamente en el margen.

Presupuestos por categoría, alertas al 80 % y al 100 % e historial de precios por proveedor. Dirigir el margen pasa a ser algo diario.

Gestor de flota o de parque

Piezas, consumibles, servicios de mantenimiento: un volumen de compras fragmentado que se pierde de vista con facilidad.

Compras trazadas por vehículo o equipo, historial de proveedores y presupuesto por partida. Se acabó el «¿quién pidió esto?» a fin de mes.

II Compras enlazadas con stock y contabilidad

Del pedido al asiento contable, sin romper la cadena.

El detalle visual, más abajo: los verdaderos problemas de compras, lo que Orizen estructura (fichas de proveedor, pedidos, seguimiento de entregas, conciliación, presupuesto) y cómo el flujo de pedido a recepción, a stock y a contabilidad se encadena solo.

Los problemas reales

Sus compras son un punto ciego

La gestión de compras suele ser el pariente pobre de la pyme. Hasta el día en que sale cara.

Pedidos por correo

Sus pedidos a proveedores se pierden en los buzones. Sin trazabilidad, sin historial central y sin seguimiento.

Sin seguimiento de las entregas

No sabe qué ha llegado, qué sigue pendiente ni si las cantidades recibidas corresponden a lo que pidió.

Facturas de proveedor dispersas

Unas facturas por correo, otras en papel y algunas en una unidad compartida. Imposible conciliar una factura con su pedido.

Presupuesto de compras desconocido

No sabe cuánto ha gastado en compras este mes. Y menos aún cuánto gastará en los próximos 3 meses.

Funcionalidades

Orizen estructura sus compras

Un módulo de compras pensado para pymes: fácil de manejar y conectado de forma nativa a su stock y su contabilidad.

Fichas de proveedor en el CRM

Cada proveedor tiene su ficha: datos de contacto, historial de pedidos, condiciones tarifarias y personas. Todo en un solo lugar.

Pedidos a proveedor

Cree pedidos estructurados, envíelos directamente desde Orizen y conserve un historial completo por proveedor.

Seguimiento de entregas

Registre recepciones parciales o completas. Detecte al instante las diferencias entre lo pedido y lo entregado.

Conciliación entre factura y pedido

Vincule cada factura de proveedor con el pedido del que procede. Detecte las diferencias de precio o de cantidad antes de aprobar el pago.

Presupuesto de compras previsto

Siga su gasto en compras en tiempo real y proyecte sus compromisos futuros. Anticipe antes de pasarse.

Flujo de trabajo

Conectado a su stock y a su contabilidad

Cada compra dispara sola las actualizaciones correctas en Orizen. Nada se cae por las grietas.

Pedido validado

Pedido enviado al proveedor

Recepción

Entrega registrada

Stock actualizado

Automáticamente

Contabilización

Vía Pennylane

III Cómo funciona

De un fichero de proveedores disperso a una dirección presupuestaria mensual.

Tres hitos claros: el catálogo de proveedores el día 1, el flujo de pedido a recepción y a factura en la semana 1 y un presupuesto por categoría en el mes 1.

Día 1 · Catálogo de proveedores

Sus proveedores y sus catálogos quedan cargados.

Importación de los contactos de proveedor, por CSV o entrada rápida
Catálogo de referencia inicializado por proveedor
Primer pedido emitido y enviado por correo

Semana 1 · El flujo entrante

Pedido → recepción → factura, conciliado automáticamente.

Primeras recepciones registradas contra sus pedidos
Primera factura conciliada automáticamente
Videollamada de acompañamiento con una persona de Orizen incluida

Mes 1 · El presupuesto se dirige

Sus categorías presupuestarias están activas y bajo seguimiento.

Presupuestos fijados por categoría: materiales, gastos generales, informática y demás
Alertas al 80 % y al 100 % de consumo presupuestario
Historial de precios listo para la próxima negociación

IV Preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas que más nos hacen.

¿Por qué formalizar los pedidos en una empresa pequeña?

Un pedido hace tres cosas concretas. Registra lo que ha comprometido con un proveedor, lo que alimenta su previsión de tesorería. Le protege en un litigio: el proveedor solo puede facturar lo que constaba en el pedido. Y hace posible la conciliación automática entre lo previsto, lo entregado y lo facturado. Sin pedido, aprueba las facturas de proveedor a ciegas.

¿Cómo dirigir el presupuesto de compras?

Primero, categorice sus compras: materias primas, gastos generales, subcontratación, marketing, informática y demás. Segundo, fije un presupuesto anual por categoría. Tercero, siga el consumo sobre la marcha. Orizen ofrece los tres niveles de forma nativa, con alertas cuando un presupuesto llega al 80 % o al 100 %.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de compras?

Las herramientas dedicadas se sitúan entre 30 € y 120 € por usuario y mes. Orizen integra las compras en todo el ecosistema, junto al CRM, la facturación y el stock, así que no hay coste adicional para los usuarios que ya lo tienen. Interesante si hoy paga una herramienta dedicada además de su ERP y su contabilidad.

¿Cómo evitar pagar dos veces la misma factura de proveedor?

La trampa clásica: un proveedor reclama una factura ya pagada, o envía la misma factura dos veces, a propósito o no. Orizen marca cada factura de proveedor como pagada en cuanto sale el pago, y avisa si llega dos veces una factura con el mismo número. La conciliación con el pedido también detecta las facturaciones fuera de pedido, que a veces son duplicados.

¿Cómo negociar los precios con proveedores con los datos adecuados?

Orizen conserva el historial de precios por referencia y por proveedor. A la hora de renegociar, sabe exactamente cuánto pagó en los últimos 12 o 24 meses, qué volúmenes comprometió y qué diferencias de precio hay entre proveedores alternativos para las mismas referencias. Ese es el dato objetivo que necesita una negociación con hechos.

¿El módulo de compras se conecta con la contabilidad?

Sí. Las facturas de proveedor validadas en Orizen se envían a su asesor mediante el conector Pennylane, o mediante la exportación contable estándar FEC para Sage, Cegid y otros. Su asesor deja de reintroducir datos, y la conciliación entre pago y factura se hace automáticamente en cuanto se registra el pago.

V Nuestra convicción

Las compras son lo que la digitalización olvida.

Cuando las empresas se digitalizan, empiezan por las ventas, por el CRM, a veces por la facturación. Rara vez por las compras. Y sin embargo las compras suponen a menudo del 40 al 60 % del gasto, la partida que más pesa en el margen.

El resultado: pedidos escritos en Word y enviados por correo, facturas de proveedor aprobadas sin comprobación de coherencia y diferencias no detectadas que se acumulan en fugas de margen invisibles.

Hemos visto a demasiadas empresas descubrir a fin de año que un proveedor había subido los precios un 8 % desde abril, sin que nadie hubiera aprobado la subida, y que el margen se había derretido en silencio.

Así que integramos las compras en Orizen, no como una opción sino como un módulo tan central como las ventas. Pedidos, recepciones, conciliación y presupuestos, para que las compras sean por fin una palanca de dirección y no una caja negra.