Logiciel agence web — CRM, projets, facturation

Name: Orizen para Agencias Web y Creativas
Availability: InStock

I ¿Para quién?

Un software para agencias que entreguen y facturen, no para estudios que describan su proceso en reuniones.

Las agencias web creativas gestionan tres tensiones: la creativa (que quiere producir), la comercial (que quiere cerrar) y la financiera (que quiere margen). Sin una herramienta unificada, estos tres ejes viven en mundos separados. Cuatro perfiles nos repiten especialmente este problema.

Fundador de agencia digital (5–15 personas)

Asume tanto la visión como lo operativo. Hoy: Trello para la producción, Notion para los briefings, Word para los presupuestos y mucha memoria personal.

*Pipeline* + proyecto + facturación en una sola herramienta. Ganas tiempo estratégico y la agencia se vuelve más transparente para tus equipos.

Director o directora de producción

Maneja entre 10 y 25 proyectos activos, equipos al límite, plazos de clientes que se solapan. El *scope creep* acaba con el margen.

Presupuestos híbridos (paquete + tarifa por horas), hitos vinculados al proyecto, firma de adendas en 30 segundos. El alcance sigue definido y el margen sigue claro.

Comercial / Account Manager de agencia

Gestiona entre 20 y 40 cuentas de clientes recurrentes con ciclos de firma que pueden durar semanas.

CRM con pipeline visual, presupuestos enviados en 5 min, recordatorios automáticos. Usted se centra en el cierre, no en la mecánica.

Director administrativo y financiero o controller de gestión de agencia

Quiere gestionar la rentabilidad por proyecto, por cliente, por tipología. Pero los datos están en 4 herramientas no sincronizadas.

Panel de rentabilidad automático: paquete facturado vs tiempo invertido × coste cargado. El pilotaje vuelve a ser mensual, no anual.

II Presupuestos híbridos + Rentabilidad

Tarifa plana para la creación, gestión por horas para el mantenimiento — en el mismo presupuesto, seguidos en la misma herramienta.

El detalle visual a continuación: los retos específicos de las agencias (multiproyectos, presupuestos complejos, *scope creep*, rentabilidad invisible), las funcionalidades de Orizen (CRM, presupuestos híbridos, hitos, anticipos, rentabilidad, IA para *briefs*), un caso de uso típico para equipos de 5 a 15 personas y el ciclo completo desde el prospecto hasta la factura.

Lo que vive a diario

Los retos específicos de las agencias web y creativas

Gestionar la creación, la relación con el cliente y la administración es un oficio en sí mismo. Muchas agencias lo resuelven con un parche de herramientas, y eso cuesta tiempo y márgenes.

Gestión multiproyecto para clientes

5, 10, 20 proyectos simultáneos para clientes distintos, con plazos, presupuestos y equipos diferentes. Sin una herramienta central, los hitos se pierden y los clientes se impacientan.

Presupuestos complejos: paquete + tarifa por horas

Un proyecto web puede combinar una parte por paquete (diseño, integración) y otra por horas (mantenimiento, evoluciones). Crear este tipo de presupuestos en Excel es lento y propenso a errores.

Recordatorios a clientes olvidados

Un presupuesto enviado sin seguimiento, una factura impagada que pasa desapercibida, un cliente que no ha validado el BAT: en una agencia ocupada, los recordatorios caen en el olvido.

Seguimiento de la rentabilidad del proyecto

¿Cuántas horas ha costado realmente este proyecto? ¿Estaba bien calibrado el presupuesto? Sin seguimiento del tiempo invertido frente al presupuesto, es imposible saber si gana o pierde dinero.

Orizen para agencias

Todo lo que necesita, en una sola herramienta

Cada módulo está diseñado para las realidades de una agencia web y creativa, desde el primer contacto hasta la última factura.

CRM para agencias

Siga a sus prospectos y clientes con sus historiales completos: presupuestos enviados, proyectos en curso, facturas, intercambios. Visualice su pipeline comercial de un vistazo.

Fichas de clientes Historial Pipeline

Presupuestos por paquete y tarifa por horas

Cree presupuestos profesionales en minutos, con artículos por paquete, por hora o por día. Firma electrónica integrada, recordatorios automáticos e historial de versiones.

Paquete / Tarifa por horas Firma electrónica Recordatorios

Gestión de proyectos con hitos

Divida sus proyectos en etapas, asigne tareas a su equipo y haga seguimiento del progreso. El portal de cliente dedicado permite a sus clientes ver el estado del proyecto sin acceder a su espacio interno.

Hitos Tareas Portal del cliente

Facturación de anticipos

Facture un anticipo al firmar y el saldo al entregar. Genere fácilmente facturas de anticipo vinculadas a sus presupuestos validados, con seguimiento automático de los pagos recibidos.

Anticipo Saldo Seguimiento de pagos

Panel de rentabilidad

Compare el tiempo previsto con el tiempo real por proyecto. Identifique sus clientes más rentables y ajuste su tarificación para los próximos presupuestos.

Tiempo invertido Margen del proyecto Análisis de cliente

Asistente de IA integrado

Genere briefings creativos, redacte propuestas comerciales o resuma el historial de un cliente gracias a la IA de Orizen, directamente en su espacio de trabajo.

Brief IA Redacción Resumen

Caso de uso típico

De la prospección a la factura final en una sola herramienta

Agencia web creativa

5 a 15 personas 20 a 50 proyectos/año Francia

Antes de Orizen: herramientas dispersas, márgenes invisibles

CRM en Notion, presupuestos en Word, seguimiento de proyectos en Trello, facturación en un software contable. Resultado: imposible saber en tiempo real en qué fase estaba cada proyecto ni si el último paquete era rentable.

Con Orizen: todo está conectado

Presupuesto firmado en línea, proyecto abierto automáticamente Anticipo facturado en 2 clics desde el presupuesto validado Rentabilidad visible por proyecto, en tiempo real Exportación a Pennylane sin reingreso de datos para el asesor contable

El ciclo de vida de un proyecto en agencia

De la solicitud a la factura

Así es como una agencia web gestiona un proyecto de la A a la Z con Orizen.

Paso 1 — Prospecto

Cualificación y ficha de cliente

El nuevo prospecto entra en el CRM de Orizen con su historial, necesidades y comunicaciones previas. El equipo comercial ve de un vistazo en qué fase está cada oportunidad en el *pipeline*.

Paso 2 — Presupuesto

Presupuesto profesional en unos minutos

Creación del presupuesto desde la ficha del cliente, con artículos por paquete (diseño, integración) y por horas (seguimiento mensual). Envío por correo electrónico para firma electrónica. El cliente firma directamente desde su móvil.

Paso 3 — Proyecto

Proyecto abierto, equipo movilizado

Al firmar el presupuesto, el proyecto se crea en Orizen con sus hitos y tareas. Cada miembro del equipo ve su carga de trabajo, y el cliente consulta el avance desde su portal dedicado sin acceder a las herramientas internas.

Paso 4 — Factura

Facturación sin fricciones, exportación contable automática

El anticipo se factura al inicio del proyecto y el saldo a la entrega. Las facturas se generan desde el presupuesto en 2 clics. La exportación a Pennylane se realiza automáticamente: cero reentrada de datos para el asesor contable.

Contabilidad sin fricciones

Compatible con su asesor contable

Exportación a Pennylane e IVA automática

Orizen calcula el IVA en cada factura y sincroniza tus datos con Pennylane con un solo clic. Tu asesor contable recibe asientos limpios, sin copiar y pegar desde una hoja de cálculo.

Exportación a Pennylane IVA calculado automáticamente Facturas en PDF listas para enviar Cero reentrada contable

III Cómo funciona

Una agencia equipada en un día, no en seis meses.

Tres hitos claros: primer presupuesto híbrido Día 1, ciclo del proyecto Semana 1 y pilotaje de rentabilidad Mes 1.

Día 1 — El primer presupuesto híbrido

Paquete + tarifa por horas en el mismo documento, enviado para firma

Importación de clientes en curso y oportunidades
Primer presupuesto híbrido (tarifa fija + por horas) creado
Firma electrónica enviada al cliente

Semana 1 — El ciclo del proyecto

Presupuesto firmado → proyecto abierto → anticipo facturado

Primer proyecto abierto con hitos y portal de cliente
Factura de anticipo emitida al firmar
Registro de tiempos activado para el equipo

Mes 1 — La rentabilidad visible

Sabe qué proyecto es rentable, de verdad.

Panel de rentabilidad por proyecto
Análisis de clientes: quién aporta, quién consume
Exportación mensual automatizada a Pennylane

IV Preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas que más nos hacen.

¿Qué diferencia hay entre presupuesto cerrado y tarifa por horas en una agencia web?

Presupuesto cerrado: precio global por un entregable definido (rediseño de web, identidad visual, vídeo). El riesgo lo asume la agencia: si se excede, es su margen el que se resiente. Tarifa por horas: facturación por tiempo invertido (horas, días), con una tarifa diaria o por hora. El riesgo es compartido: el cliente paga lo consumido y la agencia debe justificarlo. Muchos proyectos web son híbridos: presupuesto cerrado para la creación + tarifa por horas para el mantenimiento. Orizen gestiona ambos modelos en el mismo presupuesto.

¿Cómo medir la rentabilidad de un proyecto de agencia?

La fórmula práctica: (importe facturado − coste del tiempo invertido al coste cargado) / importe facturado = margen bruto del proyecto. Orizen calcula automáticamente este ratio en cada proyecto, cruzando el presupuesto (cerrado) con los tiempos registrados (tarifa por horas). Así identifica al instante los proyectos con margen bajo y permite ajustar las tarifas para los próximos presupuestos del mismo tipo.

¿Cómo evitar el 'scope creep' (desviación del alcance) en un proyecto con presupuesto cerrado?

Tres buenas prácticas: (1) Dividir el presupuesto en lotes claros (cada lote tiene su entregable y su precio). (2) Definir explícitamente el fuera de alcance: lo que se facturará por horas además del presupuesto cerrado. (3) Emitir un anexo firmado electrónicamente ante cualquier cambio importante. Orizen facilita las tres: lotes en el presupuesto, artículos de tarifa por horas separados y firma electrónica gratuita para los anexos.

¿Cuánto cuesta un software de gestión para una agencia web de 5 a 15 personas?

Las herramientas específicas para agencias (como Furious, Holaspirit, Boondmanager Agency) oscilan entre 30 € y 80 € por usuario y mes. Orizen está en el mismo rango, pero incluye de forma nativa CRM, presupuestos híbridos, proyectos, firma electrónica, rentabilidad y Pennylane, sin módulos adicionales. Especialmente interesante para agencias que quieren dejar atrás Notion + Trello + Mailchimp + DocuSign.

¿Cómo compartir el avance del proyecto con el cliente sin darle acceso a mis herramientas internas?

Orizen ofrece un portal de cliente por proyecto: el cliente accede con su email, ve los hitos alcanzados, los entregables disponibles y puede comentar directamente. No tiene acceso a tu Slack interno, tu Trello de equipo ni tu facturación. La frontera entre 'proyecto compartido' y 'operaciones internas' es explícita y clara.

¿Puede el asistente de IA de Orizen ayudar realmente con un brief creativo?

La IA de Orizen es útil en tres casos de uso para agencias: (1) Síntesis de una conversación con el cliente en un brief estructurado (objetivos, restricciones, audiencia). (2) Redacción de propuestas comerciales a partir de una plantilla. (3) Resumen del historial de una cuenta antes de una reunión. No hay magia: es un asistente de redacción, no un director creativo. Pero ahorra tiempo donde la producción de texto en bruto frena al equipo creativo.

V Nuestra convicción

La rentabilidad de una agencia se gana en el presupuesto, no ajustando costes al final del proyecto.

Muchas agencias intentan salvar su margen reduciendo costes durante la ejecución: menos horas de seniors, más de juniors, entregas "al 80 %". Doble error: baja la satisfacción del cliente y el margen no se salva realmente.

La verdadera rentabilidad se construye desde el principio, en el presupuesto: estimar bien el tiempo real de un entregable, calibrar bien la proporción entre tarifa fija y por horas, definir bien el fuera de alcance. Un presupuesto demasiado optimista siempre destruye el margen, por mucho que se haga después.

Hemos visto demasiadas agencias talentosas malabarear entre diez herramientas, perder el rastro de sus propios márgenes y terminar el año preguntándose por qué sube la facturación pero no la rentabilidad.

Por eso creamos Orizen para agencias web y creativas. Para que, al hacer el próximo presupuesto, el historial de proyectos similares esté visible. Para que la ratio tiempo previsto / tiempo real se convierta en un dato, no en un recuerdo. Para que las agencias pasen del "ya veremos al cierre" al pilotaje continuo.