Logiciel & CRM pour agence de communication

Name: Orizen para agencias de comunicación
Availability: InStock

I ¿Para quién?

Una herramienta diseñada para agencias de comunicación de 3 a 30 personas, no para redes internacionales ni para autónomos que empiezan.

Las herramientas de una agencia de comunicación se dividen en dos mundos que no se comunican: por un lado, la creación (Adobe, Figma, Canva), y por otro, la gestión (una hoja de cálculo para el new business, un CRM genérico que ignora sus campañas, una herramienta de contabilidad para las facturas). Orizen no sustituye sus herramientas de diseño: toma el relevo en todo lo que no es creación: el new business, los presupuestos de campaña, los retainers, la producción subcontratada y la rentabilidad. Y si su agencia también se dedica al desarrollo web, Orizen tiene una página específica para agencias web, complementaria a esta. Cuatro perfiles nos consultan con especial frecuencia.

Dirigente / socio/a de agencia de 3 a 30 personas

Haces pitches, produces, facturas, y el viernes por la tarde recalculas a mano el estado de tus presupuestos y retainers en una hoja de cálculo que apenas te aguantan.

Todo en Orizen: pipeline de new business, presupuestos de campaña, retainers recurrentes, rentabilidad por presupuesto. El panel de agencia se actualiza automáticamente.

Director/a de cuentas / jefe/a de proyecto

Gestionas varios presupuestos en paralelo, cada uno en una fase distinta (uno en concepto, otro en producción, un tercero en compra de medios), con freelancers, impresores y anunciantes a los que mantener informados. La información se dispersa entre correos y reuniones.

Un presupuesto = sus hitos de campaña, sus subcontratistas, sus partidas de presupuesto y su avance. Sabe en qué estado está cada campaña de un vistazo.

Asistente / gestión de agencia

Vuelves a introducir las facturas de retainers cada mes, refacturas la compra de medios y la producción a mano, rogando no olvidar nada ni equivocarte de partida.

Los retainers se facturan automáticamente como suscripciones y los conceptos de producción y medios se retrofacturan sin volver a introducir datos. La exportación a Pennylane se realiza con un clic.

Dirección: control y rentabilidad

Conoces tu facturación, pero no tu margen. Un presupuesto prestigioso puede ser un orgullo y un pozo sin fondo: nadie compara realmente las horas de creación vendidas con el tiempo realmente invertido.

Hoja de tiempos por presupuesto de cliente: margen = partidas facturadas − tiempo cargado − compras refacturadas. Por fin sabe qué presupuestos le hacen ganar o perder dinero.

II Los flujos de la agencia unificados

New business, presupuestos de campaña, retainers recurrentes — en la misma herramienta, sin interrupciones.

El detalle visual a continuación: los retos específicos de las agencias de comunicación (new business en una hoja de cálculo, presupuestos de campaña interminables, retainers facturados a mano, retrofacturación de medios olvidada, rentabilidad por presupuesto invisible), lo que Orizen hace por cada uno, un caso de uso típico de agencia de 3 a 30 personas y un día tipo en una agencia equipada.

Lo que vive a diario

Los retos específicos de las agencias de comunicación

Ganar nuevos presupuestos en new business, calcular campañas por partidas, facturar retainers mensuales sin pensarlo, refacturar la producción y la compra de medios sin olvidar nada y saber si cada presupuesto es realmente rentable: es una labor de gestión en sí misma, además del trabajo creativo.

New business seguido en una hoja de cálculo

Prospección de nuevos anunciantes, concursos, consultas, presupuestos de clientes potenciales: su conquista comercial se gestiona en una hoja de cálculo que no hace seguimiento a nadie y olvida las fechas de pitch. Los nuevos presupuestos se ganan con el seguimiento, no por casualidad.

Presupuesto de campaña extendido

Un presupuesto de campaña combina concepción-creación, producción impresa y digital, compra de medios y gestión: partidas múltiples que un presupuesto simple no sabe estructurar. Resultado: estimaciones improvisadas en una hoja de cálculo, difíciles de comparar entre campañas.

Retainers mensuales facturados manualmente

Community management, RRPP, asesoramiento con tarifa mensual fija: estos ingresos recurrentes deberían facturarse solos. Al facturarlos manualmente, se retrasan, se olvidan y debilitan el único MRR estable de la agencia.

Retrofacturación de medios y producción olvidada

Diseñadores, freelancers, fotógrafos, impresores, compras de medios: cada campaña implica subcontratistas que coordinar y luego refacturar al anunciante con margen. Sin un punto central, un gasto refacturado se pierde y reduce la rentabilidad.

Rentabilidad por presupuesto invisible

Tus honorarios de creación suelen ser fijos, pero el tiempo real invertido no lo es. Sin hojas de tiempo por presupuesto, no sabes qué proyecto te hace ganar dinero y cuál, subestimado, te hace perder.

Equilibrio entre creatividad y gestión

Tus equipos trabajan en Adobe, Figma y Canva; tu gestión, en una hoja de cálculo y un buzón de correo. Ninguno de los dos mundos se comunica con el negocio: captación de clientes, presupuestos de campañas, retainers recurrentes y rentabilidad siguen fuera de alcance.

Orizen para agencias de comunicación

Todo lo que necesita, en una sola herramienta

Cada módulo está diseñado para la realidad de las agencias de comunicación, branding, relaciones públicas, publicidad y organización de eventos.

CRM de new business y concursos

Gestione la captación de nuevos anunciantes: pipeline de presupuestos de clientes potenciales, concursos y consultas con sus fechas de entrega y documentos (brief, recomendación, presupuesto), competidores previstos. Las alertas le avisan antes de cada pitch.

New business Concursos Recordatorios

Presupuesto de campaña por partidas

Presupuestar una campaña por partidas: concepción y creación, producción impresa y digital, compra de medios, gestión y tiempo. Cada partida mantiene su trazabilidad desde el presupuesto hasta la factura, y sus campañas por fin son comparables entre sí.

Creación Producción Compra de medios

Retainers recurrentes automatizados

Convierta sus paquetes mensuales (community management, RRPP, consultoría) en suscripciones: la factura se genera y envía automáticamente en la fecha correcta, con recordatorio de pago si es necesario. Asegura el MRR de la agencia y libera la gestión.

Suscripciones MRR agencia Autofacturación

Gestión de proyectos creativos por hitos

Estructure cada campaña en hitos (brief → concepto → producción → entrega → balance) con avance y validaciones. Sabe en todo momento en qué fase está cada presupuesto, sin necesidad de reuniones para descubrirlo.

Brief → balance Hitos Validaciones

Subcontratistas y retrofacturación de medios

Coordine diseñadores, freelancers, fotógrafos, impresores y compras de medios, y luego refactúrelos al anunciante con su margen, sin olvidar nada en el momento de la factura. Cada gasto externo conserva su rastro, desde el presupuesto hasta la factura.

Freelancers Refacturación Margen de medios

Rentabilidad real por presupuesto de cliente

Cada colaborador registra su tiempo por presupuesto y por fase. Orizen compara las horas de creación vendidas con las horas realmente invertidas y calcula el margen (partidas facturadas − tiempo cargado − compras refacturadas), presupuesto por presupuesto. Firma de contratos marco e inclusión de portal de cliente.

Tiempo por presupuesto Margen real Portal de cliente

Caso de uso típico

Perfil: agencia de comunicación de 3 a 30 personas

Agencia de comunicación

De 3 a 30 personas Presupuestos de 200 k€ a 4 M€ Francia

Antes de Orizen: 4 herramientas, ninguna visión del margen

New business seguido en una hoja de cálculo, presupuestos de campaña elaborados partida por partida, retainers mensuales facturados manualmente, compras de medios y producción retrofacturadas de memoria. Cada fin de mes, la dirección dedicaba media jornada a reconstruir el estado de cada presupuesto, sin saber nunca cuáles eran realmente rentables.

Con Orizen: todo está centralizado

Pipeline de new business y presupuestos de campaña en la misma herramienta Retainers facturados automáticamente como suscripciones recurrentes Margen por presupuesto visible: partidas facturadas − tiempo invertido − compras refacturadas Exportación a Pennylane para el experto contable sin reingreso de datos

Un día típico con Orizen

Del pitch de new business al balance de campaña, sin fricciones

Así es como una directora de cuentas organiza su día con Orizen.

8:30 — Mañana

Revisión del new business y de los plazos

En 5 minutos, ve los concursos que hay que entregar esta semana, los presupuestos de clientes potenciales que hay que relanzar y las campañas con hitos que llegarán a facturación. Orizen le avisa de un pitch a -3 días, justo a tiempo para finalizar la recomendación con el equipo creativo.

10:00 — Nuevo presupuesto

Presupuesto de campaña aceptado y contrato marco firmado

Un anunciante valida la campaña. Ella crea el presupuesto con sus partidas (creación, producción, compra de medios, gestión) y establece un retainer mensual de community management. El contrato marco se envía a firma electrónica y el anunciante lo firma al instante.

14:00 — Producción

Coordinación de subcontratistas y refacturación

En una campaña en producción, asigna un fotógrafo y un impresor, valida una compra de medios y luego actualiza el avance del hito. Orizen vincula cada partida externa al presupuesto: la retrofacturación al anunciante, con margen, se prepara automáticamente para la próxima factura.

17:30 — Fin de jornada

Panel de rentabilidad actualizado

Sin hacer nada, el panel refleja la situación en tiempo real: presupuestos activos, new biz en pipeline, retainers recurrentes cobrados, tiempo invertido por presupuesto, margen por campaña. Antes de la reunión de agencia, la dirección ve de un vistazo qué presupuestos mantienen su margen y cuáles se desvían.

III Cómo funciona

Una agencia equipada en un día, no en seis meses.

Tres hitos claros: base de new business + presupuestos en hitos Día 1, primer retainer recurrente automatizado Semana 1 y gestión de la rentabilidad por presupuesto Mes 1.

Día 1: la base

Pipeline, presupuestos y hitos implementados.

Importación del pipeline de new business y de los anunciantes
Presupuestos en curso creados con sus partidas y sus hitos de campaña
Primer presupuesto de campaña emitido y contrato marco firmado en línea

Semana 1 — El ciclo recurrente

Primer retainer facturado automáticamente

Registro de tiempos por presupuesto operativo para el equipo
Primer retainer mensual convertido en suscripción con facturación automática
Conector Pennylane configurado, videollamada de acompañamiento Orizen

Mes 1: el pilotaje

Dirección y socios gestionan el margen.

Panel de agencia en tiempo real (presupuestos, retainers, tiempo invertido, margen)
Alertas de vencimiento en pitches de new business y hitos por facturar
Análisis de rentabilidad por presupuesto de cliente y por fase de campaña

IV Preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas que más nos hacen.

¿Cuáles son las necesidades de gestión específicas de una agencia de comunicación?

Una agencia de comunicación (branding, RRPP, publicidad, eventos, marketing) combina flujos que las herramientas creativas (Adobe, Figma, Canva) y los CRM genéricos ignoran: un new business con ciclos largos de prospección de nuevos anunciantes, concursos y consultas; presupuestos de campaña multipostes que mezclan concepción-creación, producción impresa y digital, compra de medios y regía; retainers mensuales recurrentes (community management, RRPP, asesoría) que hay que facturar sin pensar; la coordinación de subcontratistas (diseñadores, autónomos, fotógrafos, impresores) para refacturar con margen; y una rentabilidad que depende de la diferencia entre las horas de creación vendidas y las realmente invertidas. Orizen está pensado para gestionar todos estos flujos juntos.

¿Cómo gestiona Orizen el new business y el CRM de una agencia de comunicación?

El CRM de Orizen está diseñado para la captación de nuevos presupuestos: un pipeline de nuevos anunciantes, concursos y consultas con sus fechas de entrega y documentos (brief, recomendación, presupuesto), los presupuestos de prospectos que seguir y los recordatorios que no hay que olvidar. Cada oportunidad incluye el anunciante, el contacto decisor, los competidores previstos y la fecha límite del pitch. Las alertas le avisan antes de cada entrega, para dejar de gestionar su new business en una hoja de cálculo que no se adapta bien.

¿Se pueden hacer presupuestos de campaña multipostes y refacturar la compra de medios?

Sí. Un presupuesto de campaña se construye con múltiples postes: concepción y creación, producción impresa y digital, compra de medios, regía y tiempo. Usted coordina a los subcontratistas (diseñadores, autónomos, fotógrafos, impresores) y las compras de medios, y luego Orizen los refactura al anunciante con su margen, sin olvidar nada en el momento de la factura. Cada poste conserva su trazabilidad, desde el presupuesto hasta la factura, para que la compra externa refacturada nunca reduzca su rentabilidad por descuido.

¿Cómo automatizar la facturación de los retainers mensuales recurrentes?

Muchas agencias trabajan con tarifas mensuales fijas (community management, RRPP, asesoría, vigilancia): son ingresos recurrentes que no hay que facturar manualmente. En Orizen, un retainer se convierte en una suscripción: la factura mensual se genera y envía automáticamente en la fecha correcta, con recordatorio de pago si es necesario. Así protege el MRR de su agencia y libera a la persona encargada de gestionar las facturas recurrentes repetitivas.

¿Cómo revela Orizen la rentabilidad real por presupuesto de cliente?

Cada colaborador registra su tiempo por presupuesto de cliente y por fase de campaña. Orizen compara las horas de creación realmente invertidas con las horas vendidas y calcula el margen real (honorarios y postes facturados − tiempo cargado − compras refacturadas). Así ve finalmente qué presupuestos le hacen ganar dinero y cuáles, subestimados, le hacen perder, para ajustar sus tarifas y retainers en las próximas campañas.

¿Cuánto cuesta Orizen para una agencia de comunicación?

Orizen se factura por usuario activo (directores de cuenta, redactores, directores de arte, jefes de proyecto, community managers, dirección). La tarifa se mantiene en el rango de los software profesionales del mercado, pero incluye de forma nativa el CRM de new business, los presupuestos de campaña, los retainers recurrentes, la gestión de proyectos creativos, el registro de tiempo, la firma electrónica y el portal de cliente, sin necesidad de apilar módulos adicionales. Para una agencia de 3 a 30 personas, es una única suscripción clara en lugar de cuatro herramientas acumuladas.

V Nuestra convicción

Una agencia de comunicación no se gestiona como una PYME industrial.

Una agencia de comunicación son varios flujos interdependientes: la captación de nuevos anunciantes, los presupuestos de campañas con múltiples partidas, los retainers mensuales recurrentes y la refacturación de subcontratistas y la compra de medios. Durante años, ha habido que gestionarlos en sistemas diferentes, con horas de reintroducción de datos en cada factura.

Las herramientas de creación (Adobe, Figma, Canva) son insustituibles para diseñar, pero no gestionan su new business ni sus retainers. Los CRM genéricos y los ERP industriales, en cambio, ignoran por completo los presupuestos de campaña, la retrofacturación de medios y la rentabilidad por presupuesto. Para una agencia de 3 a 30 personas, ninguno encaja del todo.

Hemos visto demasiadas agencias descubrir que un presupuesto prestigioso era un pozo sin fondo porque nadie comparaba las horas de creación vendidas con el tiempo realmente invertido, olvidar retrofacturar una compra de medios, facturar un retainer con un mes de retraso o perder un pitch porque la fecha límite estaba perdida en un correo.

Por eso creamos Orizen para agencias de comunicación de 3 a 30 personas. Los flujos propios de la agencia en una sola herramienta, puesta en marcha en un día, alojamiento en Francia. Porque una agencia que quiere crear con tranquilidad no tiene tiempo para un proyecto informático, pero ya no puede conformarse con una hoja de cálculo que oculta su margen.

L'astuce Orizen

El verdadero indicador de una agencia de comunicación no es la cifra de negocios. Es el margen por presupuesto de cliente.

La cifra de negocios indica lo que factura, no lo que gana. Como sus honorarios de creación suelen ser fijos y su tiempo no, un presupuesto prestigioso puede mostrar partidas atractivas y destruir valor si las horas de creatividad se disparan o si una compra de medios olvidada nunca se refacturó. El indicador que transforma su agencia es el margen por presupuesto: partidas facturadas − tiempo real cargado − compras refacturadas. Hay que analizarlo presupuesto por presupuesto para identificar los que sistemáticamente se descontrolan y ajustar sus tarifas fijas y retainers en las campañas siguientes.